Una de las grandes dudas, con las que me he encontrado cuando diálogo con patronos, es la de cómo documentar correctamente. Lamentablemente, en mucho de los casos se hace de una manera incorrecta. Demás esta decir que las implicaciones legales que ésto pudiera tener suelen ser devastadoras económicamente para la compañía. Aquí te brindo estas herramientas útiles para que puedas hacerlo.
Échale un ojo:
Lo primero que debemos conocer es ¿por qué documentamos?. El propósito de la documentación es, el de crear un récord que precisamente revela lo ocurrido durante la investigación de los hechos, el proceso de decisión y la implantación de las fases de cada situación disciplinaria. Desde el acto mismo hasta la sanción que tomamos y todos las repercusiones. Usualmente están especificadas en el Manual del Empleado.
Los gerentes y supervisores deben de tener presente que cada nota, papelito, mensaje telefónico, entrada en la computadora, email, o cualquier otro puede ser revisado y evaluado luego de los hechos para determinar la legalidad o la razón de la acción tomada. Todo esto como parte de una investigación que puede preceder la acción tomada.
Es bien importante que los gerentes y supervisores no deben de escribir, ni decir nada que si fuese publicado, pudiera exponer a la compañía a un pleito por difamación o discrimen. Si tienen la facilidad de discutirlo con el consultor externo, sería de gran beneficio.
Cada documento debe de ser individual y tan preciso que para cualquier persona que lo lea, deba poder entender el mensaje de la persona que lo escribió. Patrono te recomiendo que utilicen un lenguaje sencillo y lo más específico posible.
Documente sólo evidencia directa. Esta es aquella que usted pudo ver, escuchar y palpar.
Utilice un lenguaje profesional y de negocios. Por favor no utilice connotaciones criminales o que refleje algún juicio moral. Yo siempre recomiendo que se lea varias veces antes de ser utilizado.
Bien importante, no debe de incluir sus opiniones, impresiones o interpretaciones ya que estas pudieran estar llenas de prejuicios.
Y por último, firme y feche el documento el mismo día que lo prepara. Como una nota muy importante, es necesario que les mencione que el empleado tiene todo el derecho de preparar un documento en donde refute los hechos que se le están adjudicando. Lo importante es, que al momento de darle la amonestación tiene que firmar como que la recibió. Más bien como un acuse de recibo.
Recuerda que en los casos de reclamaciones, los documentos serán vistos y examinados por personas que no sean de la compañía. Como por ejemplo abogados, árbitros, jurados, oficiales entre otros. Por ende estos tienen que estar en perfecto estado y sumamente claros. Que no dejen al descubierto posibles prejuicios o por el contrario favoritismos. Como mencione antes, si tienen la oportunidad, consulten con un especialista.
Por: Caroline Soto, MBA
Gerencia de Recursos Humanos
787-638-6382
